どうも、2年ぶりのブログ更新をしているオムそばです。
先日、とあるイベントの運営をやった時に気付かされた、"仕組み"と"ルール"について、記録として書いていきます。
◼︎背景
イベントの詳細は伏せるが、運営と参加者数十人の、音楽発表会のようなもので、私はその運営の一員だった。
その運営の中で、頻繁に使われた言葉があった。
それが「仕組みで解決しよう」だ。
◼︎"仕組み"とは
"仕組み"とは、デジタル大辞泉によると「物事の組み立て。構造。機構。」らしい。
運営の中で使われていたニュアンスは、「人の判断が介在しない状態(システム)」だったように思う。
その反対の言葉として使われていたものが"ルール"である。
ルールは、「人が守る規則、規定」などである。これは、もちろん守るべきものだが、守られないこともある。なぜなら、人の判断が介在するからである。
◼︎"仕組み"と"ルール"の例
実際にあった例をあげる。
例えば、発表会のweb投票。
今回のイベントでは、1人3票まで投票できる"ルール"にし、投票フォームはチェックボックスで作成した。(投票時に票数チェックなし)
結果、投票時に繰り返し3票だと伝えたにもかかわらず、1人8票投票する人や、1票だけにする人が出てきた。(念のため書いておくが、投票を間違えた人を責めるつもりは毛頭ない。人は忘却や誤りを起こすものであるため、そこには何も意味がない)
ここに票数チェックの"仕組み"を入れていたら、どうだろうか。
少なくとも、投票数の誤りは、解消されるはずだ。
◼︎"仕組み"は改善に有効
仕事で、失敗に対する再発防止策などを考える際、この"仕組み"と"ルール"の違いについて理解しておくことは非常に重要である。
例えば、「社員証を鞄に入れて、電車の網棚に置き忘れてしまう」失敗。
この失敗に対する、ルールとしての再発防止策は、「網棚に鞄を置かないようにしましょう」とか「鞄は肌身離さず持ちましょう」とか「コンプラ教育を月一でやりましょう」などがあげられる。
しかし、これで発生件数が0になった事例を、私はまだ知らない。
それに対して、仕組みとしての再発防止策は、「社員証の廃止(ID管理・居室の入退室は指紋認証化)」などがあげられる。
なくすものがなければ、失敗は起こしようがない。
◼︎"仕組み"には費用や時間を要することが多い
前述の例でお分かりの通り、"仕組み"は"ルール"に比べて、費用や時間がかかることが多い。
そのため、なんでもかんでも"仕組み"で解決するのではなく、"ルール"で済ませる部分と、"仕組み"で解決する部分を組織内で話し合い、現実的な方を選択していくとよい。
◼︎終わりに
チーム内で何かミスが生じた時、ルールが守れていないと、人を責めがちになる。
しかし、ミスをしない人間などこの世には存在しない。
だから、できるかぎり「仕組みで解決しよう」
