どうも、在宅勤務が増えて体重増加が止められないオムそばです。
片道1時間半の通勤による運動効果は思いのほか高かったようで。
さて、今回はタスク管理者向けに、週末/月末期限タスクの取り扱いについて、私の経験を基に記事を書いていきたいと思います。
■結論：週末/月末に安易に設定されたタスクは遅延する
まずは結論から。
あなたがチームのタスクを管理している場合、「週末/月末までにやれば問題ありません」という言葉で安易に期限を設定しているタスクには要注意してください。
そのタスクは、高確率で遅延し、期限を延伸されます。
週末日/月末日になって、「すみません、来週までにはやります」という言葉を受け取ることになるでしょう。
■原因："優先度"と"未計画"
「週末/月末までにやればいい」というのは、"終わらなくてもあまり迷惑はかからないけど、どこかで終わらせる必要はあるから、空いた時間にやろう"という気持ちの表れです。
つまり、優先度が低いタスクの計画を放棄していることが問題の原因になります。
この「空いた時間にやろう」というのが曲者で、ほとんどの場合、時間は空きません。たとえ空いたとしても、それが週末/月末でなければ、「あとでいいや」と思ったり、タスク自体の存在を忘れていることが多いです。
夏休みの宿題を8/31に慌ててやるのと同じ現象ですね。
■対策：具体化、細分化、空き時間の明確化
これらの原因に対し、タスク管理者がとるべき行動は、"具体化"、"細分化"、"空き時間の明確化"などがあります。
それぞれ解説していきます。
- 具体化：計画の立てられていないタスクは、ゴールが曖昧であることが多いです。誰が何をどこまでやれば終了となるのか、詳細に詰めましょう。そして、本当にそれが実現可能かまで確認するようにしましょう。例えば、自分やタスクの承認者が休んでいないか？とか、業務多忙そうだが週末までに動ける時間はあるか？とか。
- 細分化：週末/月末タスクは前述の通り、計画が立てられていないことが多いです。そのため、まずはそのタスクを終わらせるための道筋を明文化する必要があります。特に月末タスクの場合、1アクションをすれば終わり、なんてことはほとんどありません。そこには複数のタスクが隠れているはずです。例えば、月末までに作成する報告書のタスクは、その手前に報告書の内部レビューやレビュー結果の反映、報告会の日程調整などが隠れているはずです。それらをいつ、誰がやるのか、細分化していきましょう。
- 空き時間の明確化：こちらは週末タスクのような「あと1アクションすれば終わり」となるものに対して有効な施策です。忙しい人がタスクの担当者だった場合、週末のタスクは金曜日まで動きません。他の優先度の高いタスクに押しつぶされ、優先度の低い週末タスクに目をかける余裕がないためです。そのような場合、タスク管理者としては、担当者の空き時間を整理してあげるとよいでしょう。担当者と話し合い、一週間のうち空きそうな時間帯はどこかを明確にしましょう(月末タスクも同様です)。時にはスケジューラに、そのタスクの時間を登録するなどもよいでしょう。
よくタスク管理者としてやりがちなのは、タスクの期限だけ見て「このタスクはこの日までに終わりますか？」「なんで終わっていないんだ！」と確認/恫喝するだけの、見せかけの管理手法です。
それだけではいつまで経ってもチームのタスク遅延は止まらず、あなたの管理能力が疑われることでしょう。
また、管理者に対する不満もたまっていく一方です。
大切なのは、チームや個人のタスクを理解し、タスク担当者と共に計画を立て、お互いに合意したうえで進めることです。
これらを意識して、今後のタスク管理をしていただければと思います。
