どうも、古からの死臭ただよう密室で、幼子が門をひらくとき、 鎖でつながれた若き獅子を未来へ解き放つため、 おのが自身はその傷を燃やし、しかるのちに残酷な死を迎えるオムそばです。
今日は短めの記事を一つ。
仕事柄、決め事や認識合わせが多く発生するため、会議がやたらあるなと感じる今日この頃ですが、今回はそんな会議を支える大事な要素、"議事録"について私が学んできたを書き連ねたいと思います。
「議事録がうまく書けない」とか「読みやすい議事録を書きたい」等の想いを抱いている人の参考になればと思います。
■良い議事録の条件
議事録は、ただ喋っていることを書き記すものではありません。会議の内容を整理し、会議にいなかった人に伝わるよう、もしくは後々読み返したときに、大事なことがすぐわかるように記載されていなければなりません。
なので、以下の点に注意しながら、議事録を書き、時には会議の最後に確認すべきでしょう。
・会議で発生した課題、宿題事項は議事録の最初に持ってくること
・課題、宿題には必ず期日(何日の何時まで)と担当者を記載すること
・雑談など横道にそれた会話は記録に残さないこと
・会議で決定した事項は必ず記録すること、その際、決め事の承認者が返事をしたことを記すこと(もちろん、返事したり、頷いてなかったら、勝手に了承を書いちゃだめ)
・主語や目的語が抜けた会話をそのまま書かず、必ずそれらを補足すること
・"明日実施する"などの会話をそのまま書かず、必ず日付に書き直すこと(12/15に実施する、等)
・会話が長くなった場合、要点をかいつまんで短くする(質問、議題、課題と、それらに対する決定事項さえあれば、途中の経路ははっきりほとんど言っていらない)
人は、長い議事録を読みたくないものですし、曖昧な表記があると、つい自分の都合のいいように受け取りがちです。
また、なるべくボールを持ちたくない人は、担当が明記していないと、一切動きません。
そんな人たちを動かす確かな証拠として、良い議事録を書いてあげましょう。
