どうも、息抜きした後は筆がはかどる、オムそばです。
遊び心やウォーミングアップは大切ですね。
今回は、タスクを可視化することについて、オムそば作りを例にとって言及していきたいと思います。
■WBS
チームで仕事をするうえで、欠かせない存在となっているWBS。
ゴールに向けた作業(タスク)を洗い出し、"誰が"、"いつまでに"、"何をするか" を階層構造化して表現したものが、WBSです。
例として、オムそばの作り方をWBSにするとこんな感じ。(5分くらいで作ったので細かいところのツッコミは勘弁ね)
これらNo.0-1～3-1 までのタスクを、それぞれ管理していきます。
管理、という意味では、ステータス欄や、メモ欄、後続タスクとの関連性欄などを追加すると、より詳細に管理することができるでしょう。
■タスク関連図
前述のWBSは、一覧化することで、全体のタスクを抜け漏れなく洗い出しやすくなります。
ただし、これだと、パッと見、クリティカルなタスクがわからず、チームの共通認識や、ステークホルダー相手への共通認識が取りづらくなる可能性があります。
また、リスケする際に、どこをどうずらせば、後続に影響しないかが、このWBSでは判断しづらいです。
そこで、もう一つのタスク管理方法として、"タスク関連図"をご紹介します。
書いてあるタスクはほぼ一緒ですが、各大、中項目において、いつ、どんなタスクが発生しているのか見やすくなっているかなと思います。
また、各タスクの関連性が、初見の人でも簡単に読み取れると思います。
この図を作れば、例えば「溶き卵を作る」タスクに余裕がある(ちょっと遅れても後続に影響しない)ことや、「焼きそばを作る」と「オムレツを作る」の中項目同士の関連性も見やすくなったかと。
完全に我流ですが、こんな風にタスク関連図を管理すると、管理しやすいです。
図形なので、好きなように大きさを変化させたり、位置をずらしたりできるので、直感的に管理することが可能になります。
デメリットとしては、あまり多数のタスクをこれで管理しようとすると、図形の量が多くなり、WBSの方が管理しやすくなります。
使うタイミングとしては、直近1週間のタスクをしっかり管理したい時などの、短期決戦する際に使うのが効果的でしょう。
チームのタスク管理は管理者だけでなく、メンバーも共通の認識を持って、管理・運用していかなければ、チームとして成功することは難しいです。
タスクを可視化し、認識のズレが発生しないよう、チームでより理解できる手法を選択していくようにしましょう。
